Landeskrankenhaus (AöR): Etablierung
von FleXperten-Teams im internen Ausfallmanagement
Beschäftigte: 4.500
Standorte: Alzey, Andernach, Meisenheim, Mainz, Bad Kreuznach (und Außenstellen; Rheinland-Pfalz)
Branche: Gesundheit (Somatische Kliniken)
Was?
Etablierung eines FleXperten-Teams im internen Ausfallmanagement – zunächst in der Rheinhessen-Fachklinik Alzey; zwischenzeitlich als internes ‚Best Practice‘ auch im Gesundheitszentrum Glantal (Meisenheim) sowie in der Rhein-Mosel-Fachklinik (Andernach) des gleichen Trägers.
Warum?
Der Personalmangel im Gesundheitswesen und insbesondere in der Pflege ist in aller Munde. Wechselnd hohe Krankenstände von Mitarbeitenden, ein zunehmend hoher Aufwand zur Kompensation von Dienstausfällen, wiederholtes Einspringen an freien Tagen und das Entstehen von Überstunden können dazu beitragen, dass Dienstpläne als unzuverlässig wahrgenommen werden und in der Folge zu einer steigenden Unzufriedenheit der Mitarbeitenden aus der Berufsgruppe des Pflege- und Erziehungsdienstes führen. Um diesen Entwicklungen entgegenzuwirken, hat die Rheinhessen-Fachklinik Alzey ein FleXperten-Team etabliert, welches den Mitarbeitenden eine maximale Verbindlichkeit bezüglich der Arbeitszeiten bietet und zugleich zur Kompensation von kurzfristigen Dienstausfällen eine sehr hohe Flexibilität bezüglich des Arbeitsortes mit sich bringt. „Die FleXperten sind längst allen Mitarbeitenden der Rheinhessen-Fachklinik Alzey ein fester Begriff geworden“, erzählt Tina Wittlinger, Abteilungsleiterin Pflege und u. a. FleXperten-Managerin. „Es konnte zwischenzeitlich ein Personalstamm von rund 30 Mitarbeitenden aufgebaut werden. Diese stellen inzwischen das zentralste Element des Ausfallmanagements im Pflege- und Erziehungsdienst dar. Darüber hinaus arbeiten wir mit weiteren Elementen, wie z. B. einer Ausfallmanagement-App, um alle Vertretungsmöglichkeiten auszuschöpfen“. Das FleXperten-Team der Rheinhessen-Fachklinik hat sich damit als ‚Best Practice‘ bewährt, sodass nun auch andere Kliniken innerhalb der Trägerschaft wie zum Beispiel in Meisenheim und in Andernach sich diesem Konzept angeschlossen haben. „Damit wird eine Personalressource geschaffen, die sonst dem knappen Arbeitsmarkt der Pflege verloren gehen würde: Menschen, in deren aktueller Lebensphase die Familie klar an erster Stelle steht, haben so die Möglichkeit, sich im Rahmen ihrer verbleibenden Ressourcen zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig Anbindung an den erlernten Beruf zu halten“, ergänzt Pflegedirektorin und Initiatorin Isabella Müller.
Wie?
Zunächst wurde 2018 in der Rheinhessen-Fachklinik Alzey eine Arbeitsgruppe gegründet, die den Auftrag hatte, Anreizsysteme sowie Instrumente eines systematischen Ausfallmanagements zu recherchieren und deren Umsetzungsmöglichkeiten zu prüfen. Hierzu fand eine breite und ergebnisoffene Recherche bis ins europäische Ausland (z. B. Niederlande) statt. Im Ergebnis wurde zunächst aus vorhandenen Ressourcen das so genannte ‚Flexiteam‘ etabliert – und nach ersten gesammelten Erfahrungen zu den FleXperten weiterentwickelt und aktiv beworben. Das gleichbleibende Angebot an alle Interessierten lautet dabei: „Als FleXperte teilen Sie uns mit, wann Sie arbeiten können, und wir setzen Sie entsprechend Ihrer Vorgaben in unseren Fachbereichen ein." Tarifvertraglich sind die FleXperten mit den fest auf den Stationen und Wohnbereichen beschäftigten Kollegen und Kolleginnen gleichgestellt, es gibt hier also keine monetäre Bevorzugung.
Erfahrung?
Der Anreiz zur Tätigkeit im FleXperten-Team ergibt sich allein aus dem hohen Grad an Verbindlichkeit in den Dienstzeiten, wie man sie in der Pflegebrache sonst selten findet. „Nach dem Motto ´Mein Frei gehört mir.` bieten wir den FleXperten eine unbefristete Festanstellung, verlässliche Dienstplanung für mind. 3 Monate im Voraus, garantiert kein Einspringen an frei geplanten Tagen, einen Wunschdienstplan als Kernelement sowie ein abwechslungsreiches berufliches Umfeld durch Tätigkeit in unterschiedlichen Fachabteilungen“, erläutert Tina Wittlinger. Die in die Beschäftigtengruppe gesetzten Erwartungen wurden vollumfänglich erfüllt: Es konnten zusätzliche Mitarbeiterressourcen aufgebaut werden und die Kernteams werden effektiv entlastet und profitieren ebenfalls von einer verlässlicheren Dienstplanung.
Auch hat die Erfahrung gezeigt, dass einzelne Mitglieder des FleXperten-Teams sich mit der Zeit doch für einen festen Einsatz in einem Bereich entschieden haben, was unterstützt wird. Auch dies ist ein Element zur Fachkräftegewinnung und -bindung, so dass alle letztlich profitieren.
Tipp
Am besten gelingt die Etablierung des FleXperten-Teams, wenn man sich ganz von ‚klassischen‘ Dienstplanmodellen – im Krankenhaus typischerweise Früh-, Spät- und Nachtdienst – löst und die Arbeitszeitgestaltung (Zeit, Lage, Dauer) ganz den Möglichkeiten dem Team überlässt. So gelingen eine effektive Akquise und der Aufbau eines hinreichend großen Personalstamms.